Ketteryys viestintätyössä

Edellytykset onnistua viestijän työssä muuttuvat jatkuvasti ja muutokset tapahtuvat yhä nopeammin. Siksi strategiat ja työtavat, jotka sopeutuvat helposti jatkuviin muutoksiin, ovat äärimmäisen tärkeitä. Takana ovatkin ajat, jolloin markkinointi- ja viestintäpäälliköt sulkeutuivat vuoden lopussa suljettujen ovien taakse tekemään yksityiskohtaisia suunnitelmia ja asettamaan tarkasti ennalta määritettyjä tavoitteita kaikille osaston työntekijöille seuraavaksi vuodeksi. 

Agile working, tai kotoisammin ketteryys, tarkoittaa työskentelemistä muuttuen ja mukautuen - siihen kuuluu jatkuva testaaminen, analysoiminen ja olosuhteisiin sopeutuminen. Viestijöiden pitää hyväksyä, että joskus tapahtuu jotakin, joka sysää etukäteen tehdyt suunnitelmat raiteiltaan, joko hyvässä tai pahassa. Ketterät työskentelytavat ottavat alusta alkaen huomioon, että asiat tulevat suurella todennäköisyydellä muuttumaan matkan varrella. Ketterät menetelmät ovat alun perin olleet käytössä ohjelmistokehityksessä, mutta ajatusmallia voidaan hyödyntää muillakin aloilla, myös viestinnässä.

Tavoita kohderyhmäsi

Oikean kohderyhmän tavoittaminen on onnistuneen PR:n ja viestinnän ytimessä. On kuitenkin vaikeaa ennustaa, mistä ja miten oman kohderyhmänsä tavoittaa esimerkiksi kuuden kuukauden päästä. Tämä pätee erityisesti digitaalisiin viestintäkanaviin ja sosiaalisiin medioihin. Esimerkiksi Facebook voi muuttaa algoritmejaan, jolloin viestijän pitää sopeuttaa oma strategiansa muutoksiin tuottaakseen toivottuja tuloksia. Lukemattomilla asioilla voi olla vaikutus omaan kohderyhmään, mikä vaatii meiltä viestijöiltä herkkyyttä ympäristön muutoksiin ja kykyä mukauttaa viestiämme ja työskentelytapojamme.

Koska viestintä tulisi aina olla räätälöidä kontekstiin sopivaksi, liian yksityiskohtainen pitkän aikavälin suunnittelu voi olla ajan tuhlausta, sillä olosuhteet voivat aina muuttua. Onkin tärkeämpää seurata työn tuloksia säännöllisesti ja olla avoin muutoksille, kun joku ei toimi toivotulla tavalla. 

Konkreettisemmin sanottuna, ketteryys ja ketterä työskentely perustuvat seuraaviin periaatteisiin:

• Tiimien itsenäisyys ja itsehallinto
• Yhteistyö
• Työn suunnittelu lyhyissä ajanjaksoissa
• Työn jatkuva seuranta
• Jatkuva kehitys
• Töiden priorisointi niiden tuottavan arvon mukaan

Luonnollisesti kokonaisvaltaisia tavoitteita tarvitaan edelleen, sillä ne antavat suunnan kaikelle organisaation toiminnalle. Yksityiskohtainen suunnittelu kuitenkin kannattaa tehdä lyhyille ajanjaksoille kerrallaan.

Scrum

Yksi tunnetuimmista ketteristä työskentelymalleista tunnetaan nimellä scrum, ja sen perusajatus on työskentely sprinteissä eli lyhyissä 2-4 viikon jaksoissa. Jokaisen sprintin alussa tiimi määrittää jokaisen jäsenen työtehtävät ja tavoitteet alkavalle jaksolle. Työskentelyä ja siinä mahdollisesti ilmeneviä ongelmia seurataan säännöllisesti. Jokaisen sprintin jälkeen on tärkeää varata aikaa sen arvioinnille: mikä toimi hyvin, mikä ei? Havaintoja käytetään seuraavan sprintin suunnittelussa ja työskentelyn parantamisessa. 

Tehokkaan työnkäytön ja joustavuuden lisäksi työskentely sprinteissä vahvistaa tiimityöskentelyä. Kun sprintit ja niiden tavoitteet suunnitellaan yhdessä, tiimi voi ottaa huomioon jokaisen jäsenen henkilökohtaiset vahvuudet ja heikkoudet. Työskentelytapa auttaa luomaan ilmapiirin, jossa kaikki jäsenet tukevat ja auttavat toisiaan, ja yhdessä pyrkivät parempiin tuloksiin.