Laatu, ajankäyttö ja kustannukset - Opi hallitsemaan viestintäprojektejasi täydellisesti

Viestintä- ja markkinointiprojektien hallinta - väistämätön valinta laadun, ajankäytön ja kustannuksien välillä?

Oletko koskaan tutustunut projektinhallinnan kolmioon? Malli sisältää kolme jokaisen projektin keskeistä tavoitetta, joiden välillä on löydettävä tasapaino. Nämä tavoitteet ovat laatu, aikataulu ja kustannukset.

Mallin pohjana on ajatus, että kolmesta tavoitteesta voi valita kaksi, mutta kolmas joutuu automaattisesti kärsimään.

Tästä syystä jokainen viestintä- ja markkinointiprojekteja hallinnoiva joutuu pohtimaan seuraavia kysymyksiä:

• Tehdäänkö nopeasti ja halvalla, mutta laatu kärsii?
• Tehdäänkö hyvin ja edullisesti, mutta käytetään projektiin enemmän aikaa?
• Tehdäänkö nopeasti ja hyvin, mutta budjetti kasvaa?

Mutta onko laadusta pakko tinkiä? Eikö hyvää voi tuottaa sekä halvalla että nopealla aikataululla?

Laadusta ei pitäisi tinkiä

Kun lähdetään toteuttamaan viestintä- ja markkinointiprojekteja, laadusta ei pitäisi joutua tinkimään. Useimmiten joistain asioista täytyy kuitenkin tehdä kompromisseja. Jos budjetista tai aikataulusta ei myöskään olla valmiita joustamaan, on vaihtoehtona harkita projektin laajuutta.

Ennen projektin aloittamista, pohdi ainakin seuraavia kysymyksiä:

Projektin laajuus

• Miten projektin halutaan vaikuttavan liiketoimintaan?
• Mikä on ensisijainen tavoite?
• Mikä on toissijainen tavoite?
• Onko muita tavoitteita? Kuinka tärkeää niiden saavuttaminen on?
• Voivatko prioriteetit muuttua projektin edetessä?

Kustannukset

• Mitä resursseja on käytössä?
• Kuinka joustava budjetti on?

Aika

• Mikä on projektin aikataulu?
• Kuinka joustava deadline on?

Miksi joskus kannattaa ulkoistaa

Kaikkea ei aina voi tehdä itse eikä kaikessa voi olla ammattilainen. Tämä on asia, joka pitää ottaa huomioon viestintä- ja markkinointiprojektien suunnittelussa.

Jos päätät toteuttaa projektin kokonaan itse, joudut luultavasti tekemään kompromisseja aikataulun, laadun tai molempien suhteen. Ulkoistamalla projektin tai sen osia ulkopuoliselle ammattilaiselle saat varmasti laadukasta jälkeä nopeasti ja tehokkaasti ja projektin ulos markkinoille nopeammin. Tässä tapauksessa kustannukset kuitenkin tavallisesti nousevat (mutta sijoitetun pääoman tuotto saattaa olla korkeampi).

Valitse oikeanlainen freelancer

Jos päätät ulkoistaa viestintäprojektisi tai osan siitä, sinulla on monen tyyppisiä freelancereita, joista valita. Osa on tiettyyn alaan erikoistuneita spesialisteja ja osa laaja-alaisemman osaamisen omaavia generalisteja, osalla on vuosien työkokemus ja osa on vasta tullut alalle. Lisäksi osa tunnetaan oman alansa huippuina. Riippuen siitä, minkä tyyppisen freelancerin valitset, joudut luultavasti joustamaan joko laadusta, ajasta tai kustannuksista.

Spesialisti esimerkiksi maksaa enemmän, koska heidän kysyntänsä on korkeampi. Toisaalta työn laadun pitäisi, ainakin teoriassa, olla myös korkeampi.

Kun palkkaat generalistin spesialistin sijaan, freelancer ei välttämättä tunne aihealuetta etukäteen ja joutuu tekemään taustatyötä ennen projektin aloittamista. Siksi projektin toteuttamiseen menee luultavasti enemmän aikaa. Toisaalta generalistin palkkaamisessa on omat etunsa. He ovat keränneet erilaisia taitoja monilta eri aloilta ja pystyvät usein katsomaan projektia objektiivisemmin kuin alan asiantuntija.

Myös freelancerin työkokemus vaikuttaa työn hintalappuun. Henkilö, jolla on enemmän työkokemusta, maksaa tavallisesti enemmän, koska ainakin teoriassa enemmän kokemusta tarkoittaa parempia tuloksia. Toisaalta alalle myöhemmin tulleiden vahvuuksia ovat halu oppia ja menestyä sekä tuoreempi näkökulma, johon alan yleiset käytännöt eivät ole vielä päässeet vaikuttamaan. Kun puhutaan luovasta työstä, kokemuksen puute ei välttämättä tarkoita, että työn lopputulos olisi yhtään huonompi.

Kun lähdet etsimään projektiisi sopivaa freelanceriä, kysy itseltäsi ainakin seuraavat kysymykset:

• Tarvitsenko spesialistia vai generalistia?
• Onko freelancerin työkokemuksen tasolla väliä?
• Haluanko jonkun, joka on oman alansa paras? Millaiset suositukset freelancerillä pitää olla?

Etsit minkä tyyppistä freelanceriä tahansa, ennen henkilön palkkaamista on aina hyvä katsoa hänen aikaisempia töitään ja tarkistaa suositukset. Ovatko hänen aiemmat työnsä sen tasoisia kuin haluat omalta projektiltasi? Onko hän ollut luotettava yhteistyökumppani aiemmin?

Alta löydät vielä eri freelancer-tyypit ja niiden vahvuudet ja heikkoudet yhteen koottuna.

Freelancer-tyypit pähkinänkuoressa