Blogikirjoitus -
PR Workflow: tehokkaan viestinnän vaiheet
Viestinnän pohjimmainen tavoite on aina sama, yrityksen toimialasta ja koosta riippumatta: välittää yrityksen viesti oikealle yleisölle oikeaan aikaan. Tuloksellinen viestintä vaatii kuitenkin monen eri työvaiheen hallintaa. Työvaiheet yhdessä muodostavat kokonaisvaltaisen viestintäprosessin, jota me Mynewsdeskillä kutsumme nimellä PR Workflow.
Toimiva ja tehokas workflow erottaa erinomaiset viestijät hyvistä viestijöistä. Seuraavien vaiheiden kautta tehostat työntekoasi ja nostat viestintäsi uudelle tasolle.
Seuraa toimialaasi
Oman toimialan seuraaminen auttaa viestinnän optimoimisessa. Toimialaseuranta tarkoittaa alan asiantuntijoiden ja ajankohtaisten puheenaiheiden sekä uutisten seuraamista. Toimialan senhetkisten mahdollisuuksien ja haasteiden tunteminen auttaa luomaan sisältöä, joka on yleisöllesi ajankohtaista ja relevanttia. Ottamalla osaa keskusteluun vahvistat asemaasi luotettavana tiedonlähteenä.
Luo ja julkaise tarinoita
Aikaisemmin yritykset taistelivat palstatilasta lehdistötiedotteilla, ja valtaosa yritysten PR-työstä koostui tiedotteiden kirjoittamisesta. Tämän päivän markkinoilla lehdistötiedotteet eivät valitettavasti riitä, vaan tarvitaan myös hyvä tarina ja tehokas julkaisusuunnitelma. Hyvä tarina yhdistää kohderyhmäsi tarpeet ja kiinnostuksen kohteet yrityksesi missioon ja tarkoitukseen. Ilmatyynyllä varustettuja pyöräilykypäriä valmistava ruotsalaisyritys Hövding on hyvä esimerkki. Yrityksen kohderyhmä on huolestunut pyöräilyturvallisuudesta. Yrityksen missio taas on ennaltaehkäistä pyöräilijöiden päävammoja. Sen pohjalta yritys loi Give a Beep -kampanjan, jonka yhteydessä yritys jakoi pyöräilijöille Bluetooth-ominaisuudella varustettuja nappeja, joiden avulla he voivat helposti ja vaivattomasti tehdä ilmoituksen vaaroista liikenteessä.
Tunnista ja sitouta yleisösi
Jokaisen toimivan PR- ja viestintästrategian ytimessä on oman kohdeyleisön perinpohjainen tunteminen. Kaikki viestintä on turhaa, jos sillä ei ole merkitystä vastaanottajalle. Pidä siis huolta, että otat huomioon yleisösi toiveet ja tarpeet. Yleisöstään voi helposti oppia lisää tutustumalla jo olemassaoleviin asiakkaisiin, seuraajiin ja lukijoihin. Yleisön voi jakaa kolmeen ryhmään: mediaan; vaikuttajiin, joiden yleisöt voivat olla arvokkaita myös sinulle; ja potentiaalisiin brändilähettiläisiin, jotka voivat olla asiakkaita, työntekijöitä tai sijoittajia, jotka haluavat kertoa viestiäsi eteenpäin. Etsi mahdollisuuksia tulla tunnetuksi luotettavana tietolähteenä eri yleisöjen silmissä ja kehitä suhdettasi heihin. Kommunikoi heidän kanssaan henkilökohtaisella tasolla ja personoi viestisi vastaanottajan mukaan.
Mittaa viestintääsi
Jotta tiedät, millaista arvoa PR ja viestintä yrityksellesi tuovat, niitä on tärkeää mitata. Nykyaikainen viestinnän mittaamisen suunnitelma ottaa huomioon, kuinka viestinnän eri osatekijät toimivat yhdessä ja millainen vaikutus niillä on kohdeyleisöön.
Määritä, mitä haluat mitata. Minkä aktiviteettien ja sisältöjen vaikutusta haluat mitata ja millaisia vaikutuksia etsit?
Valitse mittarit. Mikä kertoo vaikutuksista, joita haluat mitata? Sopivatko mittarit yhteen viestinnällesi asettamiesi tavoitteiden kanssa? Aseta selkeät tavoitteet yksittäisille sisällöille valitsemillasi mittareilla.
Vertaile. Hae vertailukohtia valitsemillesi mittareille. Rinnasta tuloksesi esimerkiksi aiempiin kampanjoihin, kilpailijoidesi tuloksiin tai omaan huippukampanjaasi.
Analysoi. Tutustu mittaustuloksiin yksityiskohtaisesti. Tarkastele yksittäisiä julkaisuja ja etsi pitkän aikavälin trendejä. Pohdi, kuinka voit käyttää saamiasi tuloksia kehittyäksesi edelleen tulevaisuudessa.
Jatka mittaamista. Mittaaminen on jatkuva prosessi. Tarkkaile tuloksia säännöllisesti ja pidä huoli, että sinulla on aikaa yksityiskohtaiseen analysointiin tasaisin väliajoin.
Kaikkien viiestintäprosessin osien sovittaminen yhteen voi olla työlästä ja aikaavievää. Toimivaan prosessiin panostaminen kuitenkin palkitaan, sillä joustava, tehokas workflow helpottaa työntekoa pitkällä aikavälillä ja antaa etulyöntiaseman pitkälle tulevaisuuteen.
