PR-vastaavan muistilista – Tätä toimittajat sinulta odottavat

Hyvät mediasuhteet ovat yrityksille avain saada tarinansa kuuluviin myös muualla kuin organisaation omissa tai lainatuissa medioissa. Kun toimittajilta kysytään, mitä brändiviestijöiden pitäisi ottaa huomioon suhteissaan mediaan, muun muassa nämä elementit nousevat esiin: mediakanavan kohderyhmän ymmärtäminen, hyvä tarinankerronta ja toimittajan kunnioittaminen. 

Alle olemme koonneet listan täsmävinkeistä, joita seuraamalla pitchaat tarinasi onnistuneesti medialle ja pääset erinomaiseen alkuun hyvien mediasuhteiden rakentamisessa.

Hyvä tiedote

1. Tiedotteen kirjoittamiseen on nähty vaivaa. Vastaanottajalle ei jää epäselväksi, minkä viestin haluat välittää, ja miksi tarinasi on hyvä juttuaihe.

2. Teksti menee suoraan asiaan ja kertoo konkreettisesti ja informatiivisesti uutisesta, tapahtumasta tai henkilöstä, jota tiedote käsittelee. Hyvä tiedote on lyhyt ja ytimekäs, mutta kertoo jotain arvokasta vastaanottajalle. 

3. Tiedote kiinnittää huomion mielenkiintoisella ja harkitulla otsikolla. Hyvä tiedote sisältää myös yhteystiedot, mukaan lukien puhelinnumeron, joiden kautta voi pyytää lisätietoja. Laadukkaat kuvat ovat plussaa.

4. Tiedotteen sitaatit antavat terävän näkökulman aiheeseen ja niiden kieli on muokattu painoon sopivaksi.

Onnistunut yhteydenotto

1. Ota etukäteen selvää, kehen olet ottamassa yhteyttä. Pidä huolta, että tiedotteen aihe on toimittajalle ja toimittajan lukijakunnalle mielenkiintoinen ja ajankohtainen.

2. Jos mahdollista, ota toimittajaan yhteyttä myös puhelimitse. Saat toimittajan huomion todennäköisemmin suoralla yhteydenotolla kuin sähköpostiin lähetetyllä tiedotteella.

3. Valmistaudu vastaamaan kysymysiin ja siihen, että sinusta saatetaan kirjoittaa myös kriittiseen sävyyn.

4. Ole luova myydessäsi tarinaasi medialle. Viestijöiden käytössä on nykyään monia tarinankerrontaa tukevia työkaluja, joiden avulla tarinansa voi esittää uudella tavalla. Esimerkiksi Instagram-kuvat, Twitter-päivitykset ja Youtube-videot voivat elävöittää uutisesta viestimistä.

Mikä toimittajia ärsyttää

1. Tiedotteet, jotka ovat liian pitkiä tai eivät keskity yhteen aiheeseen. Toimittajilla on tavallisesti työn alla useampi juttu samanaikaisesti, eikä aika yksinkertaisesti riitä monisivuisten tekstien lukemiseen.

2. Toimittajan pommittaminen yhteydenotoilla, vaikka hän on ilmaissut, ettei ole kiinnostunut, tai on luvannut palata asiaan myöhemmin. Soittaminen seitsemättä kertaa ei tule muuttamaan asiaa, ei myöskään yhteydenotto toiseen samassa mediassa työskentelevään toimittajaan – työkaverit puhuvat keskenään!

3. Huonosti kirjoitettu teksti. Tiedotetta on vaikea ottaa tosissaan, jos se vilisee kirjoitusvirheitä. Lue tekstisi aina huolellisesti läpi ennen sen lähettämistä ja käytä oikolukuohjelmaa.

Mynewsdesk toteuttaa vuosittain journalismitutkimuksen, joka ottaa selvää journalismin ja viestinnän uusimmista trendeistä. Lue tarkemmin, mitä yli 3000 toimittajalla ja viestijällä oli sanottavaa toisistaan ja alan tulevaisuudesta, ja lataa Mynewsdeskin uusin e-kirja “A Case of Overconfidence”. E-kirja sisältää hyödyllisiä vinkkejä brändiviestijöille, jotka haluavat parantaa mediasuhteitaan.